ERP-Einführung bei AAT

ERP-Einführung bei AAT — Integriertes ERP-System sorgt für Durchblick

Der Slogan der Firma AAT Alber Antriebstechnik GmbH (www.aat-online.de) lautet: Ideen bewegen mehr. Für mehr Bewegung sollte auch die Unternehmenssoftware des Anbieters von Reha-, Transport- und Medizintechnik sorgen. Innerhalb von nur vier Monaten installierte das Unternehmen die neue ERP-Komplettlösung. Heute laufen alle Prozesse des Unternehmens über die Software und Kennzahlen in einem Management-Cockpit zusammen.

Es gab mehrere Gründe, warum AAT Alber Antriebstechnik sich im Jahr 2007 nach einer neuen ERP-Software umsah. Zum einen war das alte System zu langsam geworden. Antwortzeiten von 30 Sekunden waren am Ende keine Seltenheit mehr. Darüber hinaus ließen sich über das System weder Serviceaufträge abwickeln noch Geräte und deren Seriennummern verfolgen oder eine ordentliche Produktionsplanung vornehmen.

Auch eine Schnittstelle zum CAD-System fehlte. „Das Altsystem wurde unseren Anforderungen nicht mehr gerecht. Es war unheimlich schwer, die Kosten im Blick zu behalten“, beschreibt Projekt- und IT-Leiter Tobias Rauschkolb die Situation. Der Grund lag im Firmenwachstum. So wuchs das Unternehmen von 15 Mitarbeiter auf insgesamt über 70 Mitarbeiter, neun davon sind im Service beschäftigt. Das Unternehmen beschloss, seine Unternehmens-IT neu aufzusetzen. Eine integrierte ERP-Lösung sollte es richten. Ohne unnötige Schnittstellen, dafür aber mit durchgängigen Prozessen und der Möglichkeit, Anpassungen selbst vornehmen zu können.

Einführung verläuft reibungslos

Aus zehn Anbietern wählte AAT die ERP-Komplettlösung proALPHA und ALPHA Business Solutions als Realisierungspartner aus. Zum einen, weil der offene Quellcode dem Unternehmen die Möglichkeit ließ, die Lösung in Eigenregie zu erweitern und selbst zu programmieren. „Zum anderen, weil die Chemie zwischen uns und ALPHA Business Solutions von Beginn an stimmte“, sagt Rauschkolb.

Bereits zum Jahresbeginn 2008 waren Vertrieb, Einkauf, Produktion, Finanzbuchhaltung und Service mit entsprechenden Funktionen ausgestattet. Im Verlauf des Jahres folgten die Kostenrechnung und das Dokumentenmanagement. Und im Jahr 2009 die Anbindung des CAD- sowie die Einführung eines Kennzahlensystems. „Das Projekt lief in Summe sehr gut“, so Rauschkolb. Natürlich gab es hier und da kleine Nachbesserungen. „Es war aber nichts, das nicht zu lösen gewesen wäre“, lautet die positive Beurteilung von Rauschkolb.

Konfiguration nach Maß

Seit der Einführung laufen alle Prozesse bei AAT softwaregestützt. Besonderes Augenmerk legte das Unternehmen dabei auf eine gute Produktkonfiguration. Das System erfüllt dieses Kriterium. So hat das Unternehmen aus dem schwäbischen Albstadt zum Beispiel die Ausstattungsmerkmale aller Produkte als Auswahlmenü hinterlegt. Früher mussten diese manuell eingetragen werden. Heute setzt AAT auf eine Maximal-Stückliste, die Schritt für Schritt reduziert wird.
Dazu können sich die Mitarbeiter ihre Bildschirmmasken – auch mehrere – individuell zusammenstellen und speichern, so dass sie immer in der gewählten Konfiguration und mit den gewünschten Informationen erscheinen. „Unsere Mitarbeiter sind überaus zufrieden. Ich dürfte ihnen den Konfigurator nicht mehr wegnehmen“, meint Rauschkolb. „Und die Fehlerquote liegt nahezu bei Null.“

Servicemanagement mit System

Neben Produktkonfiguration und Auftragserfassung hat sich auch im Service vieles getan. Konnte der Prozess durch das Altsystem nicht unterstützt werden, entwickelte er sich unter der neuen ERP-Lösung zu einem echten Wettbewerbsfaktor, der überdies eine ehrgeizige Maßgabe zulässt: Jedes Gerät soll spätestens nach einer Woche wieder beim Kunden sein.

Bei AAT lassen sich anhand der Seriennummern alle zur Reparatur gelieferten Produkte mitsamt den Ausstattungsmerkmalen eindeutig identifizieren. Auch können Status und Entscheidungskette des Serviceauftrages jederzeit abgelesen werden. Ein weiteres Plus ist der Zugriff auf alle Dokumente, die mit dem Serviceauftrag oder dem Produkt zusammenhängen. „Für uns ist Kundenorientierung kein Fremdwort, da unser Service immer im Bild ist.“

CAD-Integration hält Einkauf auf dem Laufenden

Die gleiche Zielsetzung hat auch der Einkauf. Damit er richtig bestellen kann, braucht er aktuelle Daten aus der Konstruktion. Am besten ist es daher, ihm den Zugriff auf Stücklisten und Zeichnungen einzurichten, was seit der Einführung bei AAT auch möglich ist. Realisiert wurde das durch die Anbindung des CAD-Systems an proALPHA.

Seitdem liegen neue oder geänderte Zeichnungen zeitnah vor und lassen sich in der ERP-Lösung verwalten. Damit einhergehende neue Indizes werden automatisch erstellt. Ein entsprechend hinterlegter Workflow informiert den Einkauf über die Änderungen. „Durch die Integration des CAD-Systems kann unser Einkauf sicher sein, dass er immer auf Basis von aktuellen Indizes bestellt“, beschreibt Rauschkolb den Vorteil. 

Unternehmenscockpit visualisiert entscheidungsrelevante Informationen

Doch nicht nur die Fachabteilungen wollen stets die richtigen Informationen an die Hand bekommen, auch die Führungskräfte und die Geschäftsleitung. Dabei setzt das Unternehmen mit dem Unternehmenscockpit auf ein Analyse-Tool von ALPHA Business Solutions, das AAT als Pilotkunde mit gestaltet hat. Seitdem hat jeder Fachbereich sein eigenes Cockpit.

So gibt es zum Beispiel ein Vertriebs-, ein Einkaufs- und ein Servicecockpit, und eines für die Geschäftsleitung. Eines haben alle jedoch gemeinsam: Sie sind einfach zu handhaben. Berichte lassen sich schnell erstellen und per Knopfdruck aktualisieren. Und Daten können nicht nur exportiert, sondern auch importiert werden, z. B. vom Statistischen Bundesamt. Zudem zahlt sich auch hier die Offenheit des Systems aus. So hat AAT die Standardversion selbst um eine vom Vertrieb gewünschte Kundenakte erweitert.

„Die Einführung einer Komplettlösung war die richtige Entscheidung. Sie hilft uns, effizient und kundenorientiert zu agieren“, bilanziert Rauschkolb. „Damit haben wir schon viel bewegt.“