Anwenderbericht Möhlenhoff GmbH

ERP-Einführung – viele kleine und größere Verbesserungen

„Die Integration ist extrem wertvoll für uns“

Die Möhlenhoff GmbH zählt weltweit zu den innovativsten Herstellern von Produkten und Systemen für die Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik. Einen Fokus legt das Unternehmen auf die Entwicklung und Produktion von Geräten, die zuverlässig, praxis-orientiert und leicht zu bedienen sind. Diese Attribute sollten auch für das ERP-System gelten. Deshalb ersetzte es „kurzerhand“ seine alte Software durch die ERP-Komplettlösung proALPHA und profitiert seither von durchgängigen Prozessen. Mit dem Ergebnis, dass sich in vielen Bereichen Verbesserungen einstellten.

Seit mehr als 30 Jahren hat sich das familiengeführte Unternehmen Möhlenhoff aus dem niedersächsischen Salzgitter als kompetenter und zuverlässiger Partner für OEM (Original Equipment Manufacturer)-Kunden international am Markt etabliert. Diesen bietet das Unternehmen in Sachen Heizen, Klima, Lüften alles, was gefragt ist – komplette Regelsysteme für die Fußbodenheizung, Radiatorenheizungen, Raumtemperaturregler, thermische Stellantriebe und Anschlusskomponenten. Rund 80 Prozent des Umsatzes entfallen auf dieses Großseriengeschäft. Die verbleibenden 20 Prozent sind auftragsbezogene Bestellungen von Unterflurkonvektoren, die sich vor allem zur Abschirmung größerer, bis zum Boden reichender Fensterflächen eignen und die Heizwärme fast ausschließlich durch Wärmemitführung (Konvektion) übertragen.

In den letzten Jahren ist das Unternehmen stark gewachsen. Sogar das Krisenjahr 2009 hat Möhlenhoff unbeschadet überstanden. Die Mitarbeiterzahl wuchs von 100 im Jahr 2000 auf aktuell 170. Eine positive Entwicklung. So erfreulich diese für das Unternehmen Möhlenhoff auch ist, so brachte sie das firmeneigene IT-System allerdings an sein Limit.

„Wir mussten handeln und das Paket stimmte“

Die über zehn Jahre alte Software konnte das Wachstum des Unternehmens einfach nicht mehr angemessen unterstützen. Das fing bei den Prozessen an, die sich nicht durchgängig abbilden ließen und endete bei der nicht mehr vorhandenen Updatefähigkeit. „Wir mussten handeln“, stellt Geschäftsführer Frank Geburek fest. Die neue ERP-Lösung sollte alle Bereiche abdecken – von der Materialwirtschaft über den Einkauf bis hin zum Vertrieb. Ein steter, klarer Blick auf die Finanzen sollte ebenso möglich sein, wie die Abbildung der eher spezifischen Fertigungs- und Lieferstränge oder die Anbindung der verschiedenen Lager – eine der speziellen Anforderungen des Unternehmens. Denn die künftige Software musste neben dem normalen Lager auch das neue, vollautomatische Kleinteilelager problemlos integrieren können. Zudem wollte Möhlenhoff so nah wie möglich am Standard bleiben.

„Gemessen an unseren Vorgaben kam also nur eine Komplettlösung infrage“, erläutert Geburek. Die Frage war nur, welche? Schließlich umfasste das Pflichtenheft mehr als 3.000 Positionen. Nach einem Auswahlverfahren, an dem auch die Key-User der einzelnen Fachabteilungen beteiligt waren, entschied sich Möhlenhoff für die Software proALPHA und für den Kaiserslauterner Spezialist für Geschäftsprozessoptimierung und ERP-Einführung ALPHA Business Solutions. „Das Paket war stimmig“, begründet Geburek die Entscheidung. Beide seien auf den fertigenden Mittelstand ausgerichtet. Das habe überzeugt. Und auch die Chemie stimmte. „Ein Projekt dieses Ausmaßes weckt Emotionen. Wir wollten sichergehen, dass wir einen Partner an unserer Seite haben, der etwas von der Fertigung versteht und bei dem wir uns gut aufgehoben fühlen.“

Etwas gewagter, aber gelungener Start

Im Jahr 2009 begann das Unternehmen nach einer Vorbereitungs- und Planungsphase und unterstützt von ALPHA Business Solutions mit der Einführung – aufgrund des versetzten Geschäftsjahres zuerst mit der Finanzbuchhaltung. Am 1. Juni war diese einsatzbereit. Bis zum Jahresende folgten dann weitere Anwendungen – die Anlagenbuchhaltung, das Controlling, das Personalwesen, die Produktion, Materialwirtschaft sowie der Service und Vertrieb.

„Zum 1. Januar haben wir komplett umgestellt“, so Geburek. „Ohne doppelten Boden, sozusagen, da wir unser Altsystem nicht parallel laufen ließen. Das war schon ein bisschen gewagt, weil wir mit der Key-User-Schulung und dem Datenabgleich etwas in Verzug geraten waren. Auf Anraten des Dienstleisters und weil die vorangegangen Tests gut verliefen, waren wir aber überzeugt, dass es funktionieren würde. Und das hat es auch. Bereits am zweiten Tag nach dem Produktivstart konnten wir Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen über das System abwickeln.“

Überall effizienter und transparenter ...

Seitdem laufen alle Prozesse über proALPHA. Die Vorteile sind manigfaltig. So hat der Einkauf beispielsweise einen besseren Blick auf Lieferanten, Artikel und Artikelgruppen. Wer liefert was zu welchen Konditionen? Welche Mengen eines Artikels wurden in den letzten 18 Monaten bei welchen Lieferanten geordert? Aus welchen Gründen? Alles kein Problem, die Mitarbeiter haben die Daten bei Bedarf parat. Die Finanzbuchhaltung kann die Zahlen schneller ausweisen, was der Geschäftsleitung die Finanzplanung erleichtert, da sie diese jederzeit abrufen und auswerten kann.

Die Vorteile zeigen sich auch, und das ist besonders wichtig für Möhlenhoff, in der Fertigung. Dort plant das Unternehmen jetzt rollierend, und es kann seine Ressourcen, egal ob für die Einzel-, die Kleinserien- oder die Großserienfertigung, einfacher ermitteln und auch deren Nutzung besser planen. So lässt sich diese heute nach betriebswirtschaftlichen Zielvorgaben wie Liefertermintreue, Durchlaufzeiten oder Bestandsreduzierung optimieren. Zumal die Anbindung der beiden Lager für akkurate Stückzahlen sorgt. „Wir sind der realen Planung einen wesentlichen Schritt näher“, zeigt sich Geburek von dem Ansatz überzeugt. Und auch der Gesamtdurchsatz in der Fertigung sei jetzt höher, da sich Auftragsverschiebungen leichter vermeiden ließen.

... und effektiv im Service und Vertrieb

Lieferterminanfragen, kurz CTP (capable to promise) genannt, bieten dem Service und Vertrieb verlässlichere Aussagen über mögliche Liefertermine, denn inzwischen lassen sich alle tangierten Aufträge und Ressourcen bei der Terminermittlung berücksichtigen. Das bringt Vorteile bei der Auftragsgewinnung und bei den Abläufen im Rahmen des Beschwerdema-nagements. Durch einen „Schnelleinstieg“ über die Seriennummer haben die Mitarbeiter bei Warenrückläufern oder Transportschäden jetzt die notwendigen Informationen und Daten in dem Augenblick vorliegen, in dem sie mit den Kunden telefonieren. Wird zum Beispiel ein Transportschaden gemeldet, legt der Wareneingang eine Reklamation an, hinterlegt in der Regel ein Bild des Schadens, beschreibt diesen und leitet den Vorgang an den Technischen Service weiter. Dieser entscheidet, ob der Kunde eine Gutschrift oder ein Ersatzteil erhält. Möglich macht dies ServicePro – ein von ALPHA Business Solutions entwickeltes Add-On, das den Helpdesk bei Möhlenhoff erweitert und aus verschiedenen Bearbeitungsschritten automatische Workflows generiert.

Als sehr hilfreich hat sich auch die Online-Anbindung an Logistikanbieter wie UPS und Schen-ker erwiesen. Über .NET-Webservices von Microsoft stehen Möhlenhoff dadurch die Versandfunktion als auch Sendungsinformationen praktisch in allen Lieferbelegen zur Verfügung – ohne den Umweg über entsprechende Softwarelösungen der Logistikanbieter selbst.

„Ob im Einkauf, im Service, in der Buchhaltung, in der Fertigung – wir sind unternehmensweit effizienter und besser geworden“, resümiert Geburek. Zum einen, weil wir Medienbrüche und eine fehleranfällige Datenredundanz vermeiden. Zum anderen, weil wir an Schnelligkeit und Transparenz gewinnen konnten. Wir können jetzt jeden Vorgang, jeden Prozessschritt zu jeder Zeit nachvollziehen und dazu detaillierte Auswertungen fahren, von der Finanzanalyse bis zur Lagerbewertung. Das ist extrem wertvoll für uns.“