Anwenderbericht Sinn Spezialuhren GmbH & Co. KG

Verbesserte Geschäftsprozesse durch proALPHA

Die Geschichte der Sinn Spezialuhren GmbH & Co. KG, Frankfurt am Main, begann 1961 durch den Pilot und Fluglehrer Helmut Sinn, der unter eigenem Namen Fliegeruhren herstellte. 1993 übernahm der ehemalige IWC-Mann Lothar Schmidt das Unternehmen vom Unternehmensgründer und baute Angebot und Produktion weiter aus. So gibt es neben den klassischen Chronographen Sonderserien etwa für die GSG 9 oder repräsentative Uhren für Audi.

Aufgrund des stetig steigenden Auftragsvolumens sowie der komplexer werdenden Unternehmensstruktur entschied sich Sinn 1999 für die Einführung einer neuen betriebswirtschaftlichen Software. „Unser altes System war nicht Jahr-2000-fähig, auch konnte damit die Wünsche unserer Abteilungen nicht abgebildet werden. Da wir im Direktvertrieb arbeiten, hatten wir damals einen Bestand von fast 40.000 Endkunden. Dieser Datenpool ist wesentlich für uns, sein Verlust wäre eine Katastrophe“, kommentierte Arno Gabel, Betriebsleiter bei Sinn die Auswahl einer neuen Software.

Im kleinen Kreis wurde von Mitarbeitern der Sinn ein Grundkonzept entworfen, anschließend diskutierten die einzelnen Fachabteilungen ihre Anforderungen. Daraus entstand am Ende ein Anforderungsprofil in Form eines Pflichtenheftes, in dem alle Unternehmensbereiche berücksichtigt waren. Auf dieser Basis wurden einige ERP-Systeme angeschaut.
Eines der wichtigsten Kriterien war dabei, dass die Altdaten – also Geschäftsvorfälle mit Privatkunden, Kundendienste – mit dem Kundenstamm problemlos in das neue System zu übernehmen waren. Sinn wurde bei der Auswahl auf die ERP-Lösung proALPHA aufmerksam, die von ihrem EDV-Betreuer empfohlen wurde. Seine Meinung war, dass gerade die für Sinn so wichtige Altdatenübernahme mit proALPHA gut funktionieren würde. „Durch ihn sind wir dann auch auf unseren heutigen Partner, die ALPHA Business Solutions in Kaiserslautern, aufmerksam geworden“.

Gemeinsam mit den Key-Usern aller Abteilungen wurde die ERP-Lösung auf Herz und Nieren geprüft. Der notwendige Anpassungsaufwand wurde diskutiert, beispielsweise für eine Bruttopreisliste und die für Sinn so wichtige Seriennummernverwaltung. Nachdem das kleine Team sicher war, mit proALPHA die richtige Software gefunden zu haben, wurde das Programm der Geschäftsleitung vorgestellt, die dann die endgültige Entscheidung für proALPHA traf.

Geschäftsabläufe verbessert

Durch den Einsatz von proALPHA sind jetzt viele Geschäftsabläufe effektiver, schneller und einfacher zu handeln. Geht im Vertrieb ein Auftrag ein und das Produkt ist nicht vorrätig, wird jetzt automatisch im Kommissionierbereich der Produktion eine Auftragskopie generiert, die entsprechend berücksichtigt wird. Früher wurde bei diesen Dingen viel zu viel Papier hin und her getragen. Marc-Andre Still, IT-Leiter bei Sinn, dazu: „Früher hatten wir unsere Aufträge nach Nummern in Boxen geordnet. Rief ein Kunde an, musste der Kollege den Hörer beiseite legen, mit der hoffentlich richtigen Nummer die passende Box suchen und den Auftrag holen. Auch wenn der korrekt abgelegt wurde, entstand eine Wartezeit für den Kunden. Heute sieht jeder Sachbearbeiter alle notwendigen Informationen und die zur Uhr gehörende Historie per Mausklick auf seinem Monitor. Jeder Mitarbeiter kann im Bedarfsfall so seine Kollegen mit identischem Informationsstand vertreten“.

Selbstverständlich lässt sich die Uhr nicht durch die Software schneller zusammenbauen, aber die Geschäftsprozesse lassen sich durch die runden Informationen, die zu einer jeden Uhr gehören, durch proALPHA optimieren. Voraussetzung dafür ist natürlich eine disziplinierte Stammdatenpflege. „Daran arbeiten wir ständig. In diesem Zusammenhang muss man nochmals erwähnen, wie wichtig ALPHA Business Solutions AG als Partner für uns ist. Wir können uns bei Problemen oder Anfragen auf kürzeste Reaktionszeiten verlassen. Die Betreuer denken in unseren Abläufen und ermöglichen uns den hochwertigen Service, den wir unseren Kunden bieten wollen. Vor allem hier sehen wir einen Mehrwert durch unseren Partner“, so Arno Gabel.
Sinn arbeitet im Wesentlichen mit dem proALPHA Standard. Einige Anpassungen wurden im Bereich der Seriennummernverwaltung durchgeführt, so dass sich die Seriennummern variabel weiter verwenden lassen. Schickt ein Kunde seine Uhr zur Wartung oder Reparatur ein, erfasst das System alle Vorgänge immer wieder unter seiner Nummer und ordnet sie einem Beleg zu. Jede Uhr hat eine eindeutige Seriennummer, die hinterlegt wird, wenn sie das Haus verlässt. Trifft diese Uhr nach drei, fünf oder zehn Jahren wieder bei Sinn ein, ist für jeden Mitarbeiter ersichtlich, wann die Uhr von wem gekauft wurde. Das ist eine wichtige Information beim Thema Garantie oder wenn der Käufer den Kaufbeleg nicht findet. Über diese Seriennummernverwaltung ist die gesamte Historie einer Uhr nachvollziehbar, seien es Gesprächsnotizen, Reparaturen oder Kostenvoranschläge.

Auf Knopfdruck wird erkennbar, welche Uhren bei welchem Uhrmacher stehen. Fällt er einmal aus – durch Krankheit oder Urlaub – sind seine Aufgaben sofort ersichtlich, ebenso die Termine, die dahinter stehen. „Wir können dann durch einfachen Austausch der Uhrmacherkürzel im Programm die Aufgaben umverteilen. Zudem gibt es Informationen, die wir in verschlüsselter Form festhalten, nicht zur Geheimhaltung, sondern zur Standardisierung. Über Kennziffern werden etwa die unterschiedlichen Tragezustände einer Uhr dokumentiert, außerdem ihre Gangwerte und welches Band – Art und Länge -montiert ist“, so Still.

Die Zusammenarbeit

Bei Sinn wird großen Wert auf eine gute und kompetente Beratung gelegt. Die Mitarbeiter benötigen erstklassige Arbeitsmittel, denn nur damit können die Aufgaben optimal erfüllt werden. „Die Zusammenarbeit mit der ALPHA Business Solutions AG ist uns ausgesprochen wichtig,“ erklärt Still, „ob Releasewechsel, Support oder individuelle Anpassungen, die Mitarbeiter der ALPHA Business Solutions AG verstehen die Sprache des Mittelstandes und sie wissen, wie wichtig die Software für uns ist. Implementierungen, Releasewechsel, Schulungen oder Einspielen von Anpassungen führen sie unseren Abläufen angepasst oder am Wochenende durch“.