Die ERP-Einführungsmethodik der ALPHA Business Solutions AG

Das Ziel erfasst

Richtig eingeführt bietet eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen der Wettbewerbfähigkeit und der Ertragslage. Meist gibt es jedoch weder eine detaillierte Potenzial- und Zielanalyse, noch eine zielgerichtete Projektrealisierung.

Ein neues ERP-System bildet in jedem Unternehmen die Basis für späteren Nutzen. Diese Vorteile müssen allerdings erarbeitet werden und sind umso größer, je konsequenter man sie berücksichtigt und umsetzt. Grundlegend ist dabei die Erkenntnis, dass die Investition in ein neues ERP-System eher ein organisatorisches und personelles als ein rein softwaretechnisches Projekt ist. Trotz immer anspruchsvollerer Auswahlprozesse hat sich die eigentliche Vorgehensweise bei der Programmauswahl jedoch kaum geändert. Man definiert Mindestanforderungen und bestimmte Funktionalitäten – etwa in Form eines Pflichtenheftes -, die sich in der Regel an den Unzulänglichkeiten des Altsystems orientieren. Damit macht man aber lediglich dessen Ablösung zum Projektziel, nicht eine durchdachte Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit und Ertragsstärke.

Zum einen ist es das Ziel der ERP-Anbieter, möglichst viele Neukundenprojekte zu realisieren. Dabei konzentriert man sich auf die Erfüllung von Pflichtenheften und eine fehlerfreie Ablösung des Altsystems. Als Maß der Kundenzufriedenheit wird dann meist die subjektive Bewertung der Einführungsleistung und der verbesserten Funktionen publiziert. Objektive, konkrete Resultate werden nicht hinterfragt. Diese möglichen Ergebnisse sind andererseits auf Kundenseite oft nur bruchstückhaft bekannt. Dort ist das Projektteam einem hohen Leistungsdruck ausgesetzt und konzentriert sich aus Zeit- und Kostengründen auf das Notwendigste. Auch hier steht die Ablösung des Altsystems ganz oben, nicht etwa eine gezielte Umsetzung von Unternehmenspotenzialen.

Detaillierte Kenntnisse

Die erfolgreiche Implementierung einer ERP-Lösung ist als alleinige Zielsetzung aber nicht ausreichend. Im Vordergrund müssen der maximal erreichbare betriebswirtschaftliche Nutzen, die Steigerung des Ertrags und der Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit stehen. Dazu sind eine detaillierte Kenntnis der Unternehmensziele und -potenziale sowie deren konsequente Umsetzung in der Einführungsphase nötig. Vor dem Hintergrund langfristiger Ziele müssen organisatorische Schwachstellen sowie vorhandene Potenziale analysiert werden. Dabei sind viele Themen softwareunabhängig, etwa eine Veränderung von Variantenvielfalt oder Prozessen. Statt mit der Software die Symptome organisatorischer Schwachstellen aufwändig zu bearbeiten, gilt es vielmehr, die Ursachen – etwa für eine zu hohe Unternehmenskomplexität – zu beseitigen.

Dieser Zielsetzung wird die ALPHA Business Solutions AG, Kaiserslautern, mit ihrer softwaregestützten ergebnisorientierten ERP-Einführung gerecht. Über die Gesamtdauer der Einführung und darüber hinaus setzt sie ihre drei Werkzeuge ein: den BPA - Business Performance Analyzer, die Projektmanagementsoftware und den Geschäftsprozessdesigner.

Gezielte Umsetzung

Eine komplette Analyse der Geschäftsziele und -organisation sowie der Schwachstellen und Unternehmenspotenziale ist die Aufgabe des BPA - Business Performance Analyzer. Er bewertet alle Bereiche eines Industrie- und Handelsunternehmens und bietet darüber hinaus die Möglichkeit des Benchmarkings sowie eine Gemeinkostenwertanalyse. Nutzbare Potenziale bewertet das Tool nach Unternehmensprioritäten sowie dem Verhältnis von Ertrag und Aufwand. Subjektive Einschätzungen mehrerer Fachbereichsvertreter lassen sich getrennt bearbeiten, die ermittelten Differenzen analysieren Projektleiter und Berater, die dabei zusätzliche Erkenntnisse gewinnen.

So besteht sofort eine hohe Transparenz hinsichtlich des zu erwartenden Nutzens und möglicher Ergebnisse. Auf dieser Basis legen Systemhaus und Kunde die projektrelevanten Themen und Maßnahmen fest. Diese Details markieren sie innerhalb des BPA, der sie automatisch dem Projektmanagement-Tool zur Verfügung stellen kann. Nun sind alle erarbeiteten Maßnahmen Gegenstand der Implementierung.

Kontrollierter Erfolg

Diese anspruchsvolle Aufgabe wird mit einem Projektmanagement-Tool realisiert. Es umfasst die Ablaufplanung und -strukturierung, die Projektdokumentation und -kontrolle sowie das Aktivitätenmanagement. Durch die automatische Übernahme der Informationen ist sichergestellt, dass die erarbeiteten und geplanten Maßnahmen auch tatsächlich erfolgen. Ein Geschäftsprozessdesigner kann zudem Prozesse mit erheblichem Verbesserungspotenzial und hoher Unternehmenspriorität im Ist-Zustand analysieren und ein Soll-Konzept für die künftige Entwicklung erstellen.

So ermöglicht die ALPHA Business Solutions mit der Methode der ergebnisorientierten ERP-Einführung durch die Unterstützung von den 3 Tools eine konsequente und schlüssige Zielorientierung. Die komplette Darstellung von Zielen und Potenzialen schon zu Projektbeginn ermöglicht eine frühzeitige Nutzen- und Ergebnisorientierung. Durch die Kennzeichnung der erforderlichen Maßnahmen ist eine permanente Kontrolle der Umsetzung zu Beginn, während und nach Abschluss des Projekts gegeben. So wird zum ersten Mal eine Bewertung auf der Basis erzielter Ergebnisse objektiv und detailliert möglich.