Anwenderbericht Aichinger GmbH

Neue Organisation der Geschäftsprozesse mit der ERP-Komplettlösung proALPHA

Mit sehr unterschiedlichen Konzepten versuchte das Einrichtungsunternehmen Aichinger die betrieblichen Arbeitsprozesse zu optimieren. Von der Inselsoftware bis hin zum angepassten Standard führte der Hindernislauf durch die Systeme. Mit der ERP-Komplettlösung proALPHA änderte sich endlich die Welt.

Das Ladenbauunternehmen Aichinger GmbH in Wendelstein bietet komplette und maßgeschneiderte Konzepte für den gesamten Food-Bereich (Bäckereien, Konditoreien, CoffeeShops, SB-Backstationen sowie Erlebnisgastronomie-und Kantineneinrichtungen); Kinder im Restaurant des Tierparks Hellabrunn in München essen ebenso in einem Umfeld von Aichinger wie die Mitarbeiter einer Rehaklinik in Bayern oder die Kunden der Deutschen Bahn an diversen Bahnhöfen. Die Planung von Großprojekten wie der komplette Gastrobereich im Münchner Flughafen, Terminal 2, und die Einrichtung von Hotels der Premiumklasse gehören ebenfalls zur Kompetenz des Unternehmens. Gut 300 Verkaufsbereiche Fleisch und Wurst wurden allein für eine große deutsche Lebensmittelkette exklusiv eingerichtet.

Wenn die Transparenz im Unternehmen nicht mit den sonstigen Entwicklungen Schritt halten kann

Aichinger zeigte bei der Übernahme durch den jetzigen Gesellschafter in allen Bereichen ein „handwerkliches Gesicht“. Von einer Individualsoftware, die an der Jahr-2000-Hürde scheiterte, stieg man auf ein Standardprodukt um, das mit hohem Aufwand an die Gegebenheiten vor Ort angepasst wurde. Damit hatte man sich eigentlich ein neues Individualprodukt ins Haus geholt. Mit neuen Produkten und der Erschließung neuer Marktsegmente stiegen jedoch die Anforderungen an die Software und die vorhandenen Organisationsstrukturen. Die Geschäftsleitung erkannte recht schnell: So konnte es nicht weitergehen. Neue Wege wurden gesucht, auch personeller Art.

Man fand im Jahr 2000 als neuen Leiter für EDV und Organisation Josef Schnaderbeck,der Erfahrung aus seinem früheren Betrieb mitbrachte. Seine erste und wichtigste Aufgabe war die Sichtung möglicher Alternativen für ein integriertes ERP-System und die Vorbereitung der Entscheidung der Geschäftsleitung. Schnaderbeck erinnert sich an seine ersten Monate bei Aichinger: „Wir hatten sehr viele unterschiedliche Systeme, das gesunde Mißtrauen des Finanzbereichs gegen die Daten aus Insellösungen machten eine Datenintegration undenkbar. Im Controlling wurde mehr Zeit für die Aufbereitung der Daten anstatt ihrer Interpretation verbracht. Klar, dass wir trotz des großen Aufwands von einem zeitnahen MIS System ziemlich weit entfernt waren.“ Besonders die fehlende Schnittstelle zur Finanzwelt war nicht mehr zukunftsweisend. Zur Erstellung von Angeboten zum Beispiel war eine Single-Software vorhanden, die aber nicht in die übrige EDV-Welt integriert war. In einer Branche, die in Preislisten und Rabatten denkt, wurden Auftragsdaten aufCD gebrannt (früher auf Disketten kopiert) und in großen Mengen hin- und hergeschickt. Stammdatenpflege war damit i.w. den Kollegen vor Ort und dem Zufall der Postlaufzeit überlassen. An bestimmten Tagen hatte die gleiche Einrichtung in Norddeutschland einen anderen Preis als im Süden - kein guter Marktauftritt für ein überregional tätiges Unternehmen. Zudem brachte Schnaderbeck im Bereich Produktkonfiguration neue Ideen ein, die sich mit der vorhandenen Software gar nicht abbilden ließen.

Einführung einer neuen EDV-Welt

Mit der Einführung der ERP Komplettlösung proALPHA änderte sich diese Problemlage gründlich. „Heute“, so Schnaderbeck, „konfigurieren wir unsere Produkte sehr komfortabel, mit hoher Planungssicherheit. Jetzt spielt es keine Rolle mehr, wo wir uns gerade befinden. Wir greifen stets auf das System zu.“ Angebote werden nur noch mit proALPHA erstellt. Das schon immer recht detaillierte Zeiterfassungssystem am Fertigungsstandort Wendelstein konnte durch die Nutzung des Projektmoduls komfortabel auch auf die Innenarchitekten in den dezentralen Vertriebsniederlassungen ausgedehnt werden. Die Anhaltspunkte aus dem alten System erforderten bis dahin wiederum manuelle Auswertungsschritte, die aber selten für eine rasche Entscheidung zur Verfügung standen. Heute arbeiten alle Kollegen online. Die berechtigten Mitarbeiter sehen alle Angebote, keins bleibt verschlossen, die Stammdaten sind aktuell zugänglich und dabei doch gegen unbefugte Weitergabe gesichert.

Produktgenerator

Auch in der Arbeitsvorbereitung hat sich die Welt geändert. Ein Teil der Aufgaben wanderte in die Planungsabteilung. Früher musste der Planer sequentiell Teilenummern aus den Handbüchern heraussuchen und in die Bestelllisten eintragen. Der Kollege in der Arbeitsvorbereitung musste sehr genau die Beschreibung eines Angebots lesen, um Fehler zu vermeiden. Die Dekorfarbe „Gelb statt Blau“ konnte dabei schon einmal übersehen werden. Heute wählt der Planer die Produkt-linie, gibt Kopfinformationen mit und wählt die entsprechenden Details. Diese Informationen werden an die Produkte, die in den Modulen hinterlegt sind, vererbt, bis hin zur Farbe Gelb, bis hin zum Sonderdekor. Alle Stücklisten sind hinterlegt. Aufträge generiert der Planer direkt im System.

Schulung in zwei Schritten

Ein neues System bedeutet immer auch Schulungsbedarf. Jeder Mitarbeiter sollte möglichst an seinem Arbeitsplatz geschult werden. In der EDV-Abteilung standen allerdings die hierfür nötigen Ressourcen naturgemäß nicht zur Verfügung. Das heißt, 30 Tage Schulung wurde neben der normalen Tagesarbeit durchgeführt. Die Mitarbeiter in den Aussenbüros erhielten die Einweisung in kleinen Gruppen von ihren Kollegen der EDV-Abteilung. Die Reaktion war unterschiedlich. Manche waren froh über die Verbesserungen im Organisationsablauf des Unternehmens und erkannten schnell die Vorteile des integrierten Systems; bei anderen dauerte der Weg zur dieser Einsicht etwas länger. Nicht immer waren Software oder Hardware Ursprung von Schwierigkeiten. „Ein hoher Prozentsatz der zu klärenden Probleme lag irgendwo zwischen den Ohren der Anwender“, sagt Schnaderbeck. Aber der Neubeginn brauchte seine Zeit. Kollegen, die aus der ASCII-Welt kamen und bisher ohne Windows-Funktionalität und ohne Maus gearbeitet hatten, mußten einen grossen Schritt tun. Das gemeinsame Ziel, die Verbesserung der Transparenz im Ablauf der Organisation, blieb jedoch stets präsent. Heute ist jedem klar, was ein Vertriebler auf den Punkt brachte: „Das spart uns eine Menge Arbeit.“ So konnte die Wettbewerbsfähigkeit und Ertragsstärke des Unternehmens nachhaltig verbessert werden.