proALPHA Dokumentenmanagement

In fast allen Unternehmensbereichen müssen immer mehr Dokumente und Belege in immer kürzeren Zeiträumen verfügbar sein. proALPHA gewährleistet mit minimalem Verwaltungsaufwand die strukturierte und einheitliche Ablage von Dokumenten unabhängig von Dokumententyp und Datenvolumen. Das heißt alle Unternehmensbereiche, wie Vertrieb, Konstruktion, Rechnungswesen, Produktion, Einkauf sowie die klassischen administrativen Bereiche haben Zugriff auf alle Unternehmensdaten.

Mit Hilfe der Office-Integration werden die administrativen Bereiche eingebunden. Der Anwender kann aus unterschiedlichen proALPHA Anwendungen direkt in die entsprechende Office-Applikation springen. Alle bis dahin bekannten Vorgangsparameter oder Schlüsselfelder, wie zum Beispiel Auftragsnummer, Kundenadresse und Kundensachbearbeiter werden übergeben. Das erstellte Dokument ist automatisch im richtigen Ordner, das heißt dem richtigen proALPHA Vorgang zugeordnet. Ab diesem Zeitpunkt haben alle proALPHA, Office- und CAD-Anwender vollen Zugriff auf das erstellte Dokument. Dies erspart vor allem Zeit und minimiert die Fehlermöglichkeiten bei der Speicherung.

Viele Dokumente, wie beispielsweise Skizzen, handschriftliche Notizen, Prospekte, liegen nur in Papierform vor. Um sie DV-technisch sinnvoll weiter verarbeiten zu können, müssen sie eingescannt werden. Auch dieser Bereich der Archivierung ist durch das proALPHA DMS abgedeckt. Das Dokumentenmanagement erhält die kontextabhängigen Schlüsselparameter direkt zur Archivierung.

Das proALPHA Informations- und Controllingsystem (MIS) umschließt den Daten- und Informationskreislauf. Die Bereiche proALPHA Office-Applikationen und CAD haben alle erstellten und archivierten Daten direkt im Zugriff. Für jeden Vorgang ist eine Gesamtübersicht aller bis zum aktuellen Zeitpunkt erzeugten Dokumente abrufbar. Durch die bei der Archivierung vergebenen Suchschlüssel ist eine umfangreiche Recherche möglich. Selbstverständlich können die gefundenen Dokumente per Mausklick direkt angezeigt oder ausgedruckt werden.